Yang sudah dijelaskan sebelumnya di AkuntansiLengkap.com bahwa Stock opname merupakan acara perhitungan persediaan fisik (barang dagang) atau stock yang berada didalam toko atau gudang. Stock opname Bisa juga diartikan sebagai salah satu teknik pengendalian barang dalam bisnis perjuangan perdagangan untuk mengontrol kesesuaian antara jumlah barang fisik dengan catatan pembukuan atau data di mesin pencatat (computer).
Tujuan dari stok opname ialah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk sistem pengendalian intern (SPI). Melalui acara ini maka akan diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada.
Nah apabila terjadi selisih antara catatan dan jumlah persediaan berarti terdapat kesalahan pencatatan atau bahkan terjadi kecurangan yang berkaitan dengan perusahaan.
Perusahaan besar dengan pengendalian intern stock opname biasanya dilakukan oleh petugas khusus (petugas audit) tersendiri. Hal ini untuk menghindari terjadi manipulasi data oleh oknum tidak bertanggungjawab.
Fungsi Stock opname, dengan melaksanakan Stock opname kita dapat:
- Memastikan data persediaan barang yang ada di rak/gudang sesuai dengan sistem pencatatan persediaan.
- Membantu memastikan segala aktifitas pengiriman dan penerimaan barang berjalan sesuai dengan mekanisme yang ditentukan.
- Mengetahui arus keluar dan masuk barang.
- Mengetahui kondisi persediaan barang yang sesungguhnya.
Periode Stock opname, Stock opname sanggup dilakukan dengan periode waktu stock opname harian (stock opname movement), Mingguan dan stock opname bulanan (total).
Prosedure Stock Opname
Proses stock opname secara sederhana sanggup dilakukan sebagai berikut:
- Persiapan stock opname yaitu dengan menghentikan seluruh pergerakan barang.
- Pembagian lokasi stock opname.
- Pelaksanaan stock opname pastikan semua dokumen terkait dengan persediaan barang sudah final dicatat.
- Lakukan perhitungan fisik barang.
- Pengumpulan data stock opname.
- Bandingkan data stock opname yaitu antara catatan (sistem) dengan persediaan yang tersedia.
- Melaporkan hasil stock opname.
Tidak semua perusahaan melaksanakan stock opname dengan mekanisme yang sama, alasannya ialah harus diubahsuaikan dengan keadaan besar/kecilnya perusahaan dan jumlah persediaan barang yang dimiliki.
Berikut ini ialah teladan mekanisme stock opname pada perusahaan yang cukup besar.
1. Persiapan
Sebaiknya diberikan tempo beberapa hari untuk melaksanakan technical meeting sebelum melaksanakan dengan tujuan semua pihak yang terkait dalam melaksanakan stock opname sanggup faham dan mengerti sejumlah mekanisme dan hukum yang berlaku bahkan mungkin peralatan yang diharapkan ibarat dokumen atau alat pembantu lainnya. Demikian persiapan yang dilakukan:
- Pemberitahuan kepada supplyer supaya tidak mengirimkan barang selama stock opname.
- Pemberitahuan kepada costumer sehingga tidak ada pergerakan barang ketika berlangsung stock opname.
- Team lapangan bertugas sebagai tema yang melaksanakan perhitungan fisik secara langsung. Petugas harus berasal dari adonan karyawan gudang dan non gudang.
- Team admin bertugas untuk menyiapkan dan mendistribusikan kecocokan count tag dari team lapangan dengan melaksanakan data entry.
- Pembentukan 2 petugas/team stock opname yaitu sebagai koordinator dan team lapangan.
- Pastikan semua dokumen penerimaan dan pengeluaran sudah final diinput kedalam sistem sebelum di patenkan menjadi data persediaan.
- Count tag dibentuk dua rangkap dan dipisahkan untuk masing-masing team di lapangan yaitu orisinil diserahkan ke team admin sesudah diisi dan copynya ditempelkan di barang yang sudah dihitung.
count tag ialah dokumen untuk mencatat persediaan barang
- Dokumen count tag berisi informasi perihal nama barang, tipe barang lokasi barang dan lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan satuan, tanda tangan orang gudang non gudang dan auditor. Siapkan juga count tag kosong untuk mencatat barang temuan.
- Bagian gudang sanggup memanfaatkan waktu sebelum stock opname untuk menyusun dan merapihkan posisi barang supaya memudahkan perhitungan.
2. Pelaksanaan
- Team lapangan mengambil count tag.
- Team lapangan melaksanakan perhitungan fisik. Count tag ditandatangani oleh minimal 2 orang yaitu team gudang dan non gudang serta auditor eksternal jikalau ada.
- Count tag yang final di lengkapi (diisi) di kembalikan ke team admin.
- Team admin mengecek kelengkapan pengisian dan perhitungan count tag.
- Team admin melaksanakan data entry.
- Coordinator stock opname melaksanakan follow up.
- Team lapangan yang lain melaksanakan perhitungan fisik ulang terhadap barang yang selisih dengan dengan membawa count tag asli.
- Hasil perhitungan dimasukkan kedalam sistem team admin.
- Jika terjadi selisih lakukan kembali cara 6, 7, 8 hingga diketahui hasilnya.
3. Pencatatatan hasil stock opname
- Ketika mekanisme sudah final dan disetujui oleh Manajer/Direktur yang berenang maka jadinya di masukkan (posting) ke sistem supaya catatan dan keadaan barang yang tersedia sama jumlahnya.
- Dibuatkan isu program sebagai bukti stock opname telah final dilaksanakan yang ditandatangani oleh bidang Finance/Accounting dan Gudang/Inventori Manager.
Demikian lah mekanisme stock opname yang kami ketahui dan biar bermanfaat. Sekian dan terimakasih.
Artikel terkait:
Kunjungi Juga :
Sumber http://www.akuntansilengkap.com
EmoticonEmoticon