Tentu kita selalu berusaha untuk tepat waktu supaya tidak terlambat dalam hal apapun. Tanpa administrasi tepat waktu bisa mebuat kita kurang produktif. Bagaimana dengan kamu? Apakah kau selalu menuntaskan pekerjaan sesuai dengan waktu yang kau tentukan? Apakah kau tepat waktu dalam menyerahkan laporan kerja? Apakah kau bisa mencapai apa yang ingin kau lakukan sebelum tenggat waktu? Apakah kau seorang manajer waktu yang baik?
Jika balasan kau masih belum yakin untuk menyampaikan “iya”, sangat mungkin akan pernah gagal tepat waktu dalam melaksanakan salah satu dari pekerjaan menyerupai di atas tadi. Berikut ini yakni 15 tips administrasi tepat yang mungkin bisa membantu kau dalam mengelola waktu lebih baik:
Tips Manajemen Tepat Waktu
1. Buat Rencana Harian
Buat rencana harian kau sebelum mulai beraktivitas. Lakukan di pagi hari atau bahkan kalau bisa di malam hari sebelum tidur lebih baik. Rencana harian memberi kau suatu citra yang baik mengenai bagaimana produktivitas harian kau nantinya. Dengan begitu, kau tidak perlu terburu-buru dan kawatir akan keterlambatan. Tugas kau hari ini yakni tetap berpegang pada rencana harian yang telah kau buat.
2. Tentukan Batas Waktu untuk Setiap Tugas
Tafsirlah batas waktu dalam menempuh perjalanan dan tentukanlah seberapa usang kau harus harus menuntaskan tugas. Contohnya, berangkat ke kantor jam 7 pagi, hingga di kantor harus sebelum jam 9 pagi, kiprah harian rampung sebelum jam 4 sore, dan laporan kiprah harian harus sudah siserahkan jam 5 sore. Cara ini mempunyai kegunaan untuk membantu pekerjaan kau terhindar dari ketidak disiplinan dan berusaha mengejar tenggat waktu yang telah kau tentukan.
3. Gunakan Kalender
Memiliki kalender yakni langkah yang paling awal sebelum mengelola acara harian yang jadwalnya jauh sebelum harinya. Dimana kini sudah bisa memakai kalender di software komputer atau juga gadget. Jika kau memakai Outlook atau Lotus Notes, kau bisa memanfaatkan fitur kalendernya yang bisa terintegrasi ke akun email kamu.
Selain itu, Google Calendar juga sangat bagus. Bahkan lebih baik alasannya yakni bisa disinkronkan ke ponsel cerdik atau perangkat hardware lain. Dengan cara itu, kau sanggup mendapatkan notifikasi dan juga bisa mengakses kalender kau di mana pun kau berada. Atau kau juga tahu beberapa aplikasi atau sofware kalender yang cocok untuk pekerjaan kamu.
4. Gunakan Organizer
Organiser bisa membantu kau untuk dalam administrasi tepat waktu harian. Ini yakni alat buat kau khusus mengatur informasi, daftar yang harus dilakukan, proyek, dan banyak sekali macam acara lainnya.
5. Ketahui Deadline Tugas Kamu
Kapan kau perlu menuntaskan tugas-tugas kamu? Tandai deadline-nya dengan terperinci di kalender dan acara kau sehingga kau tahu kapan harus menyelesaikannya.
6. Belajar Berkata “Tidak”
Jangan melebihi pekerjaan diluar kiprah yang bisa kau tangani. Untuk godaan atau selingan yang tiba-tiba muncul ketika kau harus melaksanakan hal-hal lain yang lebih penting, berusahalah untuk menyampaikan “tidak”. Atau lakukanlah itu di lain waktu, alasannya yakni sifatnya bukan prioritas.
7. Targetkan Agar Tiba atau Selesai Lebih Awal
Jika sebelumnya kau selalu menginginkan supaya untuk tepat waktu dalam menghadiri suatu program atau menuntaskan suatu tugas, risikonya niscaya pernah terlambat, atau bahkan sering terlambat. Namun kalau kau menargetkan untuk tiba lebih awal sebelum tenggat waktu, kemungkinan besar kau akan tepat waktu.
Untuk janji, berusaha untuk menepatinya lebih awal. Untuk deadline laporan tugas, kirimkan lebih awal dari tenggat waktu yang ditentukan. Tips administrasi yang satu ini sangat penting, khususnya untuk karyawan atau professional yang bekerjasama dengan perjalanan bisnis atau tugas. Contohnya, representasi bisnis, sales lapangan, teknisi lapangan, dan sejenisnya. Yang mana menyusun dan mengirim laporan merupakan salah satu kiprah yang penting. Sering manajer menginginkan laporan tepat ketika jam kerja kau di lapangan sudah selesai. Oleh alasannya yakni itu, supaya pekerjaan lapangan kau tidak terganggu oleh laporan, kau bisa memakai aplikasi untuk membantu mengelola laporan kerja menyerupai Shoeboxed.
8. Menempatkan Jam di Tempat yang Bisa Dijangkau Penglihatan
Terkadang kita asyik dengan suatu pekerjaan yang bisa menciptakan kita lupa waktu. Dengan menempatkan jam tepat dinding bab depan kau akan menciptakan kau selalu tau waktu.
9. Atur App Pengingat 15 Menit Sebelum Pekerjaan di Mulai
Biasanya aplikasi kalender mempunyai fungsi pengingat yang akan mengeluarkan ringtone sesuai dengan settingan kamu. Tapi semua itu bisa terlupakan kalau setingan kalender tidak mengaktifkan fitur pengingatnya. Jadi, kalau 15 menit suatu pekerjaan yang dijadwalkan di kalender diberi setingan pengingat, kau masih mempunyai waktu 15 menit untuk mempersiapkan diri.11.
10. Fokus
Apakah kau melaksanakan kiprah terlalu banyak yang menciptakan risikonya tidak menyerupai yang diharapkan? Jika demikian, fokuslah pada suatu kiprah yang sedang kau kerjakan. Terkadang multitasking bisa menciptakan kinerja jelek alasannya yakni gagal fokus.
Tutup semua aplikasi yang tidak perlu kau gunakan pada dikala sedang bekerja. Tutup tab di browser kau yang bisa mengalihkan perhatian. Fokus hanya pada kiprah yang sedang dikerjakan. Dengan demikian,pekerjaan kau akan lebih efisien.
11. Jangan Memusingkan Hal-Hal Detail yang Tidak Penting
Jika kau terlalu memusingkan untuk mengotak-katik hal-hal yang detail supaya terlihat sempurna, kau tidak akan pernah menuntaskan suatu pekerjaan tepat waktu. Hal tersebut tentu tidak efektif dalam bekerja.
Dengan berusaha supaya menjadi tepat malahan bisa membuahkan kinerja yang kurang baik, perfeksionisme membunuh produktivitas kau dan ketahuilah cara bagaimana menyingkirkan teladan pikir yang perfeksionisme.
12. Prioritaskan
Jika pada suatu waktu kau mustahil untuk menuntaskan semua kiprah yang tiba-tiba menumpuk, mulailah mempelajari untuk memprioritaskan kiprah yang penting untuk dikerjakan terlebih dahulu. Sisanya bisa kau kerjakan di lain waktu. Terapkanlah prinsip 80/20, yang merupakan kunci dalam penentuan prioritas. Kamu bisa menerapkan teknik ini untuk memilih tugas-tugas mana saja yang merupakan prioritas.
13. Delegasikan
Jika ada hal-hal yang bisa lebih baik dikerjakan oleh orang lain, atau hal-hal yang tidak prioritas, kau bisa pertimbangkan untuk mendelegasikan. Cara ini bisa mengurangi beban kau dan lebih fokus pada tugas-tugas yang lebih penting.
Ketika kau mendelegasikan sebagian pekerjaan kamu, kau menambah waktu untuk mempekerjakan sesuatu lebih maksimal.
14. Kategorikan Tugas yang Sejenis
Untuk beberapa pekerjaan yang mempunyai kaitan atau sejenis, kategorikan dan rangkum semuanya dalam suatu daftar tugas. Misalnya, saya mengkategorikan beberapa pekerjaan saya menjadi satu kelompok kiprah yang saling berkaitan;
- menulis,
- mengajar,
- pengembangan bisnis, dan
- administratif.
Saya mengumpulkan semua kiprah yang berkaitan yang bersinergi. Contohnya, kalau saya perlu waktu untuk menelepon, saya mengalokasikan waktu untuk melaksanakan beberapa panggilan yang perlu dalam slot waktu tersebut. Cara ini benar-benar bisa menciptakan proses kerja menjadi lebih sederhana.
15. Singkirkan Hal-Hal yang Menyita Waktu
Apa yang bisa menciptakan waktu kau tersita dari jam kerja kamu. Facebook? Twitter? Email? Statistik Pengunjung? Berhentilah untuk menyelidiki hal-hal tersebut kalau bukan dikala yang tepat.
Satu hal yang bisa kau lakukan yakni dengan menciptakan kau sulit untuk mengaksesnya. Contohnya, hapus bookmark browser yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan kamu. Atau kalau memang itu perlu, kau bisa menyimpannya di folder bookmark yang sulit diakses. Ganti bookmark browser kau dengan situs penting yang terkait dengan pekerjaan kamu.
Itulah tadi ke-15 tips administrasi tepat waktu untuk membantu kau menjadi lebih produktif. Jika kau juga punya saran atau pengalaman dalam hal administrasi tepat waktu, jangan sungkan-sungkan untuk berkomentar di bawah.
Sumber https://www.wongunik.com
EmoticonEmoticon