Suatu organisasi yang menjalankan sejumlah acara memulai kegiatannya dengan melaksanakan proses perencanaan. Perencanaan dilakukan melalui acara yang melibatkan individu-individu. Aktivitas inidividu ini diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi. Yang sering dilakukan ialah adanya kesadaran individu sebagai makhluk juga mempunyai keinginan-keinginan atau tujuan pibadi. Tujuan eksklusif seseorang bisa selaras dengan tujuan organisasi, bisa juga tidak selaras. Ketidakselarasan tujuan menjadikan tujuan organisasi atau tujuan individu tidak tercapai. Untuk itu diharapkan suatu pengendali kerja sehingga tujuan individu bisa selaras dengan tujuan organisasi. Salah satu alat untuk mencapai hal tersebut ialah adanya sistem pengendalian administrasi yang baik.
Sistem ialah suatu kegiatan yang telah ditentukan caranya dan biasanya dilakukan berulang-ulang. Dalam konteks sistem pengendalian manajemen, berdasarkan Suadi (1995) maka sistem ialah sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang dan saling bekerjasama maupun tidak yang keseluruhannya merupakan suatu kesatuan.
Menurut Marciariello ada dua bentuk sistem yang berlaku yakni sistem formal dan informal. Sistem formal adalah sistem yang memungkinkan pendelegasian otoritas dimana sistem formal memperjelas struktur, kebijakan dan mekanisme yang harus diikuti oleh anggota organisasi. Pendokumentasian struktur, kebijakan dan mekanisme secara formal ini membantu anggota organisasi dalam menjalankan tugas-tugasnya. Sistem struktur, mekanisme dan respon yang bersiklus membantu administrasi dalam merencanakan dan mengelola taktik dalam memenuhi tujuan organisasi dengan tetap memperhatikan fator lingkungan yang ada. Sedangkan sistem informal adalah sistem yang lebih berdimensi relasi antar eksklusif yang tidak ditunjukkan dalam struktur formal.
Menurut Marciariello ada dua bentuk sistem yang berlaku yakni sistem formal dan informal. Sistem formal adalah sistem yang memungkinkan pendelegasian otoritas dimana sistem formal memperjelas struktur, kebijakan dan mekanisme yang harus diikuti oleh anggota organisasi. Pendokumentasian struktur, kebijakan dan mekanisme secara formal ini membantu anggota organisasi dalam menjalankan tugas-tugasnya. Sistem struktur, mekanisme dan respon yang bersiklus membantu administrasi dalam merencanakan dan mengelola taktik dalam memenuhi tujuan organisasi dengan tetap memperhatikan fator lingkungan yang ada. Sedangkan sistem informal adalah sistem yang lebih berdimensi relasi antar eksklusif yang tidak ditunjukkan dalam struktur formal.
Dalam kegiatan suatu organisasi, banyak tindakan administrasi yang tidak sistematis. Hal ini disebabkan oleh keadaan yang tidak memungkinkan bagi seorang manajer untuk memakai hukum sistem yang telah ditetapkan, sehingga manajer memakai pertimbangan pibadinya dalam bertindak. Kegiatan menyerupai ini biasanya berkaitan dengan interaksi antara manajer yang satu dengan yang lainnya dan manajer dengan bawahannya. Ketepatan sistem itu sendiri karenanya bergantung pada kemampuan manajer mengatur sesesorang, tidak lagi berdasarkan hukum yang ditentukan sistem tersebut.
Pengendalian administrasi merupakan sebuah keharusan dalam suatu organisasi yang mempraktikkan desentralisasi. Salah satu pandangan berargumentasi bahwa sistem pengendalian administrasi harus sesuai dengna taktik perusahaan. Hal ini menggambarkan bahwa taktik pertama kali dikembangkan melalui sistem formal dan rasional dan taktik itu kemudian memilih desain sistem manajemn perusahaan.
A. Konsep – Konsep Dasar
1. Pengendalian
Suatu organisasi harus dikendalikan yaitu harus ada perangkat – perangkap pada tempatnya untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya sanggup tercapai. Setiap sistem pengendalian sedikitnya mempunyai empat elemen :
a. Pelacak (detector) atau sensor-sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
b. Penaksir (assessor ) uatu perangkat yang memilih signifikansi dari insiden kasatmata dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
c. Effector-suatu perangkat (yang sering disebut "feedback") yang mengubah sikap kalau assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi.
d. Jaringan komunikasi-perangkat yang meneruskan gosip antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.
2. Manajemen
Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerja bahu-membahu untuk mencapai tujuan tertentu bersama (dalam sebuah organisasi bisnis tujuannya ialah mencapai tingkatan profit yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh hierarki manajer, dengan Cllief Executive Officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, potongan (section), dan subunit lainnya yang peringkatnya berada di bawahnya dalam diagram organisasi. Kompeksitas suatu organisasi memilih jumlah lapisan dalam hirarki. CEO menetapkan keseluruhan taktik yang akan memungkinkan organisasi tersebut untuk mencapai tujuannya.
3. Sistem
Sistem merupakan suatu cara tertentu dan biasanya bersifat (repentitif) pengulangan untuk melaksanakan suatu atau serangkaian aktivitas. Sistem ditandai dengan serangkaian langkah-langkah yang berirama, terkordinasi, dan berulang, yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu.
B. Batas – Batas Pengendalian manajemen
1. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen
Menurut Suadi, Sistem pengendalian administrasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa sub sistem yang saling berkaitan, yaitu: pemrograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan, dan pertanggungjawaban untuk membantumanajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan, biar mau mencapai tujuan perusahaan melalui taktik tertentu secara efektif dan efisien. Menurut Anthony dan Reece, sistem pengendalian administrasi adalah sistem pengendalian administrasi mempunyai fungsi pengendalian terhadap aktivitas-aktivitas dalam suatu organisasi yang diupayakan biar sesuai dengan taktik tubuh perjuangan untuk mencapai tujuannya.
2. Tujuan Perancangan Sistem Pengendalian Manejemen
a. Diperolehnya keterandalan dan integritas informasi.
Di kurun globalisasi ini, sistem gosip menjadi begitu penting bagi organisasi dalam rangka mensikapi perubahan yang serba cepat atas perubahan kondisi dan lingkungan yang ada dan meningkatnya kecanggihan sarana teknologi informasi. Umumnya, sistem gosip dibagi ke dalam 2 (dua) aspek, yakni :
1) informasi akuntansi finansial yang menghasilkan laporan keuangan organisasi dan banyak sekali laporan lainnya menyerupai penggunaan anggaran atau budget.
2) Sistem gosip kegiatan yang menghimpun gosip terkait dengan banyak sekali aspek kegiatan yang menghasilkan laporan tingkat keberhasilan kinerja. Tujuan dari pengendalian administrasi ialah untuk mempertahankan keterandalan dan integritas sistem gosip yang penting dalam pengambilan keputusan
b. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku.
Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku sanggup dicapai melalui sistem pengendalian manajemen. Kegagalan ketaatan pada kebijakan dan ketentuan yang berlaku sanggup membahayakan perjuangan koordinasi yang dirancang dalam suatu sistem pengendalian.
c. Melindungi aset organisasi
Pada umumnya pengendalian dirancang dan diimplementasikan untuk melindungi aset organisasi. Contoh pengendalian tersebut ialah dikuncinya pintu gudang penyimpanan barang, direkrutnya satpam, digunakannya password komputer, dibangunnya pagar, ditempatkannya aset berharga pada daerah yang tidak gampang diakses orang yang tidak berhak/berwenang.
d. Pencapaian kegiatan yang hemat dan efisien
Realita bahwa sumber daya bersifat terbatas mendorong organisasi menerapkan prinsip hemat dan efisiensi. Prinsip yang diterapkan bagi administrasi organisasi ialah memperoleh keluaran atau hasil yang maksimal dengan pengeluaran tertentu atau mencapai hasil tertentu dengan biaya yang minimal. Standar operasi seharusnya menawarkan kriteria pengukuran untuk menilai tingkat keekonomisan dan efisiensi. Dalam dunia bisnis, kriteria penilaian kehematan dan efisiensi tercermin dalam laporan keuangannya. Namun demikian, bagi organisasi nirlaba, termasuk organisasi pemerintah, kriteria penilaian dituangkan dalam bentuk indikator keberhasilan kinerja.
3. Pengendalian Manajemen
Pengendalian administrasi merupakan sebuah proses di mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan taktik organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut :
a. Kegiatan pengendalian manajemen
Pengendalian administrasi terdiri atas bermacam kegiatan, di antaranya :
§ Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
§ Mengkoordinasikan kegiatan dari beberapa potongan organisasi.
§ Mengkomunikasikan informasi.
§ Mengevaluasi informasi.
§ Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil kalau perlu.
§ Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah sikap mereka.
b. Keselarasan Tujuan (Goal Congruence).
Meskipun sistematis, proses pengendalian administrasi tidak bersifat mekanis; lebih dari itu, proses ini mencakup interaksi antarindividu, di mana tidak sanggup digambarkan dalam cara mekanis. Para manajer mempunyai tujuan eksklusif sebagaimana halnya dengan tujuan organisasi. Masalah pengendalian yang terutama ialah bagaimana mempenga-ruhi mereka dalam bertindak demi pencapaian tujuan eksklusif mereka sedemikian rupa sekaligus sanggup membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan tujuan berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Sistem pengendalian administrasi seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi.
c. Perangkat Penerapan Strategi.
Sistem pengendalian administrasi mem-bantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan stratejiknya. Sehingga, pengendalian administrasi terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Pengendalian administrasi merupakan satu-satunya perangkat manajer yang dipakai dalam mengimplementasikan taktik yang diinginkan.
d. Tekanan Finansial dan Nonfinansial.
Sistem pengendalian administrasi mencakup ukuran kinerja jinansial dan nonfinansial. Oimensi finansial memfokuskan pada moneter "yang menekankan" pada-net income, return on equity, dan lainnya; tetapi sebetulnya seluruh subunit organisasi mempunyai tujuan nonfinansial-mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran sempurna waktu, dan motivasi kerja karyawan.
e. Bantuan dalam Pengembangan Strategi Baru.
Peranan utama pengendalian administrasi ialah untuk memastikan pelaksanaan taktik yang telah dipilih. Dalam industri yang tunduk pada perubahan lingkungan yang cepat, bagaimanapun, administrasi mengendalikan informasi, terutama yang bersifat nonfinansial, sanggup juga menyediakan dasar bagi pertimbangan taktik baru. Fungsi ini diartikan sebagai pengendalian interaktif. Pengendalian interaktif mengundang perhatian administrasi untuk pengembangan-keduanya negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar; dan keluhan pelanggan) dan positif (misalnya pembukaan pasar gres sebagai hasil pembatalan peraturan pemerintah)-yang memperlihatkan perlu adanya inisiatif taktik yang baru. Pengendalian interaktif merupakan potongan yang tak terpisahkan dari sistem pengendalian manajemen.
4. Empat elemen Sistem Pengendalian
Suatu organisasi harus dikendalikan yaitu harus ada perangkat – perangkap pada tempatnya untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya sanggup tercapai. Setiap sistem pengendalian sedikitnya mempunyai empat elemen :
a. Pelacak (detector) atau sensor-sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
b. Penaksir (assessor) uatu perangkat yang memilih signifikansi dari insiden kasatmata dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
c. Effector-suatu perangkat (yang sering disebut "feedback") yang mengubah sikap kalau assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi.
d. Jaringan komunikasi-perangkat yang meneruskan gosip antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.
5. Perumusan Strategi
Perumusan strategi merupakan proses menetapkan tujuan organisasi dan taktik untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Tujuan tidak mempunyai jangka waktu, tujuan akan tetap ada sampai tujuan tersebut diubah, dan hal itu jarang terjadi. Bagi beberapa perusahaan, mencapai tingkat ROI (return on investment) yang memuaskan merupakan tujuan penting, tetapi bagi perusahaan lainya memperluas pangsa pasar merupakan hal yang sama pentingnya.
Kebutuhan untuk memformulasikan taktik biasanya timbul dalam merespons ancaman yang diterima (misalnya, serangan dari pesaing, pergeseran cita rasa konsumen, peraturan pemerintah yang baru) atau adanya kesempatan (misalnya, penemuan teknologi, persepsi yang gres dari sikap pelanggan, atau pengembangan aplikasi gres dari produk yang sudah ada). Seorang CEO yang baril, terutama yang berasal dari luar perusahaan, biasanya mencicipi adanya ancaman dan kesempatan berbeda dari yang dirasakan pendahulunya. Sehingga, perubahan dalam taktik sering terjadi ketika ada pergantian CEO yang baru.
Perbedaan antara Formulasi Strategi dari Pengendalian Manajemen.Perumusan strategi ialah proses pengambilan keputusan taktik gres sedangkan pengendalian administrasi ialah proses pengimplementasian taktik tersebut. Perbedaan yang terpenting antara formulasi taktik dan pengendalian administrasi ialah formulasi taktik intinya tidak tersistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan gres tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap: sehingga keputusan stratejik mungkin dibentuk pada dikala kapan pun. Lebih jauh lagi, analisis bagi anjuran taktik berbeda dengan sifat strategi. Analisis taktik mencakup penilaian, dan nilai yang dipakai dalam proses biasanya estimasi secara kasar. Kebalikannya, proses pengendalian administrasi mencakup serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang sanggup diprediksikan berdasarkan banyak sedikitnya waktu yang tersedia, dan dengan estimasi yang sanggup diandalkan.
6. Pengendalian Tugas
Pengendalian kiprah ialah proses untuk memastikan bahwa kiprah yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian kiprah merupakan transaction-oriented-yaitu, melibatkan kinerja kiprah individual berdasarkan hukum yang dibentuk dalam proses pengendalian manajemen. Pengendalian kiprah selalu terdiri dari pengawasan biar aturan-aturan ini diikuti; sebuah fungsi yang dalam beberapa kasus tidak selalu mem-butuhkan kehadiran sentuhan manusia. Banyak kegiatan pengendalian kiprah yang bersifat scientific; sehingga, keputusan optimal atau tindakan yang sempurna perlu diambil untuk membawa kembali kondisi di luar kendali kepada keadaan yang diinginkan, yang diprediksi-kan berada dalam batasan yang sanggup diterima. Sebagai contoh, hukum jumlah pesanan yang hemat menjelaskan jumlah dan waktu pesanan pembelian. Pengendalian kiprah ialah fokus dari ilmu administrasi dan teknik riset operasi.
Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen. Perbedaan paling penting antara pengendalian kiprah dan pengendalian mana-jemen ialah banyak sistem pengendalian kiprah yang bersifat scientific. Secara definisi, pengendalian administrasi mencakup sikap para manajer, dan hal ini tidak sanggup dinyatokon melalui persamaan-persamaan. Kesalahan serius yang mungkin dibentuk ialah kalau prinsip-prinsip yang dikembangkan oleh ilmuwan administrasi bagi situasi pengendalian kiprah juga diterapkan pada situasi pengendalian manajemen. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya; dalam pengendalian tugas, insan tidak terIibat secara kese-luruhan (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomatisasi), atau interaksi antara seorang manajer dan yang bukan manajer.
7. Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen
Internet menyediakan banyak manfaat utama yang tidak didapat dari telepon, yaitu :
a. Akses secara gampang dan cepat.
b. Data sanggup dikirimkan dari lokasi A ke lokasi B hanya dalam hitungan detik.
c. Komunikasi multi-target
d. Internet mempunyai jagkauan yang sangat luas, satu situs sanggup menjangkau jutaan orang.
e. Komunikasi berbiaya rendah.
f. Komunikasi yang dipakai antara pegawai dan pelanggan sanggup dilakukan dengan biaya yang murah dan bisa bebas pulsa (gratis)
g. Kemampuan menampilkan gambaran tertentu.
h. Tidak menyerupai telepon, situs web menciptakan konsumen sanggup melihat produk yang ditawarkan untk dijual.
i. Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu
Menjadi manfaat yang paling drastis dari situs web ialah pelanggan menjadi “raja”. Konsumen memegang kendali dan sanggup memnggunakan situs web selama 24 jam penuh pada waktu yang mereka sukai tanpa interupsi atau terlalu dipengaruhi oleh biro penjualan maupun telemarketers.
Dengan manfaat-manfaat tersebut internet secara drastis telah mengubah hukum permainan dalam bisnis ke sektoor individual. Meskipun internet telah sanggup menfasilitasi kordinasi dan pengendalian melaluipemrosesan gosip yang efisien dan efektif, internet tidak sanggup menggantikan proses mendasar yang melibatkan penegndalian manajemen. Hal ini disebabkan oleh penerapan taktik melalui penegndalian administrasi secara esensial merupakan sebuah proses sosial dan perilaku, sehingga tidak sanggup di otomatisasikan secara penuh.
8. Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen
Beberapa keterbatasan yang sanggup diidentifikasikan antara lain:
a. Kurang matangnya suatu pertimbangan
Efektivitas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan insan dalam pengambilan keputusan. Suatu keputusan diambil oleh administrasi umumnya didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan yang ada pada dikala itu, antara lain gosip yang tersedia, keterbatasan waktu, dan beberapa variabel lain baik internal maupun eksternal (lingkungan). Dalam kenyataannya, sering dijumpai bahwa beberapa keputusan yang diambil secara demikian menawarkan hasil yang kurang efektif dibandingkan dengan apa yang diharapkan. Keterbatasan ini merupakan keterbatasan alamiah yang dihadapi oleh manajemen.
b. Kegagalan menterjemahkan perintah
Pengendalian telah didisain dengan sebaik-baiknya, namun kegagalan sanggup terjadi yang disebabkan adanya pegawai (staf) yang salah menterjemahkan perintah dari pimpinan. Kesalahan dalam menterjemahkan suatu perintah sanggup disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan pegawai yang bersangkutan. Terjadinya kegagalan sanggup lebih diperparah apabila kegagalan menterjemahkan perintah dilakukan oleh seorang pimpinan.
c. Pengabaian manajemen
Suatu pengendalian administrasi sanggup berjalan efektif apabila semua pihak atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi sampai terendah melaksanakan kiprah dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi mempunyai pengendalian administrasi yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan sanggup mencapai tujuannya kalau staf atau bahkan seorang pimpinan mengabaikan pengendalian. Istilah “pengabaian manajemen” ditujukan pada tindakan administrasi yang mengabaikan pengendalian dengan tujuan untuk kepentingan eksklusif atau untuk meningkatkan penyajian kondisi laporan kegiatan dan kinerja organisasi yang bersangkutan.
d. Adanya Kolusi
Kolusi ialah salah satu ancaman dari pengendalian yang efektif. Pemisahan fungsi telah dilakukan namun kalau manusianya melaksanakan suatu persekongkolan untuk kepentingan eksklusif atau kepentingan tertentu selain organisasi, maka pengendalian yang sebaik apapun tidak akan sanggup mendeteksi atau mencegah terjadinya suatu tindakan yang merugikan organisasi.
REFERENSI :
1. Robert N. Anthony & Vijay Govindarajan , Management Control System, 12th Edition, McGraw-Hill, Boston, 2007.
2. Abdul Halim, Achmad Tjahjono, Muh. Fakhri Husein, Sistem Pengendalian Manajemen, UPP AMP YPKN Yogyakarta, Cetakan Kedua 2003
3. Sofyan Syafri H., Sistem Pengawasan Manajemen, Penerbit Quantum, Jakarta, 2001.
4. Arief Suadi, Sistem Pengendalian Manajemen, BPFE, Yogyakarta, 1999.
5. Agus Maulana, Sistem Pengendalian Manajemen, Penerbit ERLANGGA, Jakarta, 1997
SUMBER LAIN :
giletules.blogspot.com/search?q=hakikat-sistem-pengendalian-manajemen
giletules.blogspot.com/search?q=hakikat-sistem-pengendalian-manajemen
giletules.blogspot.com/search?q=hakikat-sistem-pengendalian-manajemen
EmoticonEmoticon